Concessione bar scolastico: obbligo programma triennale
Indice dei contenuti
- Premessa e contesto normativo
- Il quesito sulla concessione del servizio bar in ambito scolastico
- Il ruolo del Programma triennale degli acquisti 2024
- Focus sulle procedure di gara per la concessione
- La posizione del Ministero delle Infrastrutture e Trasporti (MIT)
- Scheda H del programma triennale: cosa prevede
- Obblighi e adempimenti delle istituzioni scolastiche
- Ipotesi di criticità e raccomandazioni operative
- I riflessi della mancata programmazione sulle gare
- Conclusioni e sintesi operativa
Premessa e contesto normativo
La gestione del servizio bar all’interno delle scuole rappresenta da sempre una questione di particolare interesse sia per il personale scolastico sia per gli studenti e le loro famiglie. Negli ultimi anni, il quadro normativo afferente le concessioni dei servizi nella scuola, e in particolare il servizio bar a scuola, si è progressivamente raffinato per garantire trasparenza, efficienza e conformità alle direttive comunitarie e nazionali.
Il nuovo Codice dei contratti pubblici, entrato in vigore di recente, ha ribadito diversi obblighi per le amministrazioni aggiudicatrici, tra cui anche le istituzioni scolastiche. Tra questi spicca la necessità di predisporre un Programma triennale degli acquisti di beni e servizi, che rappresenta uno strumento indispensabile non solo nella fase precontrattuale, ma anche nella programmazione e trasparenza della spesa pubblica. È fondamentale evidenziare che sempre più spesso le scuole si trovano a gestire gare a valore significativo, come la concessione per la gestione del bar scolastico, e che tali procedure rientrano espressamente nelle previsioni normative relative al programma triennale.
Il quesito sulla concessione del servizio bar in ambito scolastico
Nel 2024, in un Istituto scolastico italiano, è stata bandita una gara per la concessione del servizio bar, con un valore superiore ai 140.000 euro. La domanda che è stata posta riguarda l’obbligo o meno di inserire tale procedura nel Programma triennale delle acquisizioni di beni e servizi dell’Istituto.
Vediamo i fatti essenziali:
- La gara si è tenuta nel 2024.
- La concessione, oltre i 140.000 euro, è stata aggiudicata a un unico operatore economico.
- Il soggetto vincitore ha successivamente rinunciato.
- Di conseguenza, il contratto non è stato formalizzato.
Questo scenario rende ancora più urgente chiarire i requisiti formali e sostanziali cui le istituzioni scolastiche devono attenersi nello svolgimento di gare pubbliche e procedure di concessione, soprattutto per importi significativi.
Il ruolo del Programma triennale degli acquisti 2024
Il Programma triennale degli acquisti di beni e servizi è ormai un pilastro ineludibile della gestione degli approvvigionamenti nella Pubblica Amministrazione. Nelle scuole, come negli enti locali e in tutti i soggetti tenuti all’applicazione del Codice dei contratti pubblici, tale Programma ha funzioni molteplici:
- Pianificazione delle esigenze dell’Istituto nei tre anni successivi.
- Trasparenza verso l’utenza e la comunità scolastica.
- Prevenzione di contenziosi e criticità contrattuali.
- Rispetto delle tempistiche delle procedure di gara.
Nel caso specifico della concessione di servizi come il servizio bar a scuola, il Programma triennale deve prevedere – cioè “inserire” – almeno in via programmatoria l’eventuale attivazione della procedura di gara, indicando le principali caratteristiche dell’intervento, i tempi previsti, il calcolo presunto del valore e la procedura ipotizzata.
Focus sulle procedure di gara per la concessione
Il nuovo Codice dei contratti pubblici disciplina in maniera stringente anche le concessioni di servizi. Quando il valore stimato della concessione supera la soglia dei 140.000 euro, come nel caso in esame, scattano specifici obblighi procedurali e di pubblicità.
Le principali tappe di una gara per la concessione del bar scolastico sono:
- Indizione e pubblicazione della gara.
- Redazione o aggiornamento del Programma triennale degli acquisti.
- Inserimento della concessione nella Scheda H del Programma.
- Valutazione e scelta dell’operatore economico.
- Stipulazione del contratto.
Qualunque omissione o irregolarità nella fase di programmazione potrebbe avere impatti seri sulla validità e regolarità della procedura.
La posizione del Ministero delle Infrastrutture e Trasporti (MIT)
Il MIT – Ministero delle Infrastrutture e della Mobilità Sostenibili (oggi Infrastrutture e Trasporti) – è intervenuto con un parere di particolare rilevanza riguardo la corretta applicazione della normativa sulla programmazione delle acquisizioni.
Secondo il MIT, in relazione al caso specifico della gara concessione bar scolastico 2024, risulta confermato che:
- “Le concessioni di servizi devono essere inserite nel Programma triennale, nella scheda H, anche per gli Istituti scolastici.”
- Se l’Istituto avvia una gara con valore superiore a 140.000 euro senza aver aggiornato il proprio Programma triennale, si tratta di un’omissione da sanare.
- Il MIT raccomanda vivamente, in assenza del documento programmatorio, di procedere immediatamente alla redazione e pubblicazione.
Il parere del MIT, dunque, fonda la propria valenza su due pilastri: il rispetto della programmazione triennale e la necessità che qualunque concessione di servizi, come quella del bar scolastico, sia preventivamente contemplata dalla scheda H programma triennale.
Scheda H del programma triennale: cosa prevede
La scheda H rappresenta la parte dedicata alle concessioni di servizi e forniture all’interno del Programma triennale degli acquisti. Nel dettaglio, la scheda H deve contenere:
- Descrizione sintetica del servizio da affidare in concessione (in questo caso, il bar della scuola).
- Indicazione del valore economico stimato.
- Periodo temporale di avvio e durata prevista.
- Tipologia della procedura di aggiudicazione ipotizzata.
- Eventuali riferimenti normativi specifici.
L’inserimento in questa scheda ha valore sia di trasparenza che di rispetto della normativa, garantendo inoltre la tracciabilità delle scelte programmatiche dell’ente.
Obblighi e adempimenti delle istituzioni scolastiche
Per le scuole che intendono avviare una gara concessione bar scolastico, gli obblighi normativi sono precisi e rigidi. Oltre all’individuazione della procedura idonea e alla pubblicazione dei relativi avvisi, occorre:
- Aggiornare tempestivamente il Programma triennale, inserendo la concessione nella scheda H.
- Garantire la pubblicità almeno tramite l’Albo istituzionale e dove richiesto anche su piattaforme nazionali.
- Raccogliere eventuali osservazioni da parte della comunità scolastica e delle rappresentanze degli studenti/utenti.
Il mancato rispetto di tali passaggi può determinare la nullità degli atti di gara, con conseguenti rischi sia amministrativi che erariali.
Ipotesi di criticità e raccomandazioni operative
Nel caso di specie, la gara si è conclusa con l’aggiudicazione a un unico operatore, che ha infine rinunciato senza che il contratto fosse stipulato. Le criticità principali che possono emergere in simili circostanze sono:
- Possibili contestazioni sulla correttezza della procedura.
- Ricorsi da parte di eventuali altri operatori interessati.
- Necessità di bandire nuovamente la gara, con aggravio di tempi e risorse.
- Rischi di interruzione del servizio a danno della comunità scolastica.
Le raccomandazioni degli organismi di vigilanza e del MIT vanno nella direzione di una immediata regolarizzazione delle procedure di programmazione non eseguite. Anche in condizioni di urgenza, viene suggerito di:
- Procedere senza indugio alla redazione e approvazione del Programma triennale.
- Assicurare il coinvolgimento degli organi di controllo interno dell’Istituto.
- Fornire tempestiva comunicazione e pubblicità delle scelte programmatiche.
I riflessi della mancata programmazione sulle gare
Un aspetto particolarmente delicato, evidenziato anche nel parere MIT, riguarda proprio il mancato aggiornamento del programma triennale scuola. Se la scuola indice una gara rilevante senza aver inserito la procedura nella programmazione ufficiale:
- L’intera procedura potrebbe essere oggetto di annullamento.
- Potrebbero sorgere dubbi sulla regolarità degli atti adottati.
- I soggetti eventualmente aggiudicatari possono essere esposti a contestazioni.
Di conseguenza, ogni Istituto deve anticipare i tempi e programmare con largo anticipo tutte le operazioni rilevanti che comportano concessioni o affidamenti sopra soglia.
Conclusioni e sintesi operativa
Alla luce dell’analisi svolta, può essere utile riepilogare i punti chiave per le scuole che intendono avviare o hanno avviato una gara per la concessione del servizio bar:
- Verificare e aggiornare il Programma triennale degli acquisti (
programma triennale acquisti 2024) prima di qualsiasi indizione di gara significativa.
- Assicurarsi che la concessione sia inserita nella scheda H, secondo le indicazioni normative.
- Pubblicare e comunicare in modo trasparente tutte le scelte programmatiche.
- Segnalare e correggere eventuali omissioni seguendo le raccomandazioni del MIT.
- Monitorare gli sviluppi normativi sul Codice contratti pubblici bar scuola, dato che la dinamica degli appalti e delle concessioni resta in continua evoluzione.
L’impostazione corretta delle procedure amministrative e programmatiche protegge le istituzioni scolastiche da contestazioni e ritardi, e garantisce il pieno rispetto delle regole, oltre che la massima trasparenza verso studenti, famiglie, personale e operatori economici interessati.
In sintesi: l’inserimento della concessione del bar scolastico nel Programma triennale degli acquisti non è solo una formalità amministrativa, ma un obbligo sostanziale dettato dal buon andamento della pubblica amministrazione e dall’esigenza di trasparenza. Il rispetto della normativa, secondo le indicazioni più recenti e autorevoli (come il parere MIT bar scolastico), diventa presupposto fondamentale per ogni scuola che intenda gestire correttamente i propri servizi. Un investimento in legalità e in qualità del servizio per tutta la comunità scolastica.
