Viaggi di lavoro in calo: italiani preferiscono le videoconferenze

Viaggi di lavoro in calo: italiani preferiscono le videoconferenze

Indice

• Introduzione
• Il quadro generale della propensione al viaggio di lavoro in Italia
• Le motivazioni dietro la riluttanza a viaggiare
• La crescita delle videoconferenze e il loro impatto
• Persone e ruoli: il punto di vista dei lavoratori e dei CFO
• Salute aziendale e timori sulla competitività
• Conseguenze economiche e organizzative dei tagli ai viaggi
• L’innovazione nelle pratiche lavorative italiane post-pandemia
• Le tendenze future del business travel in Italia
• Sintesi e prospettive per il settore dei viaggi di lavoro

Introduzione

Il mondo del lavoro sta attraversando una trasformazione profonda, alimentata da nuove tecnologie, da esigenze economiche e da un cambio generazionale nelle aspettative dei lavoratori. Il settore dei viaggi di lavoro in Italia, tradizionalmente considerato un pilastro della gestione aziendale e delle relazioni commerciali, risente particolarmente di questi cambiamenti.

I risultati della recente Global business travel survey condotta da Sap Concur nel 2025 evidenziano con chiarezza queste nuove dinamiche. Secondo quanto emerge dalla ricerca, la propensione a viaggiare per lavoro tra gli italiani subisce una battuta d’arresto: solo il 64% dei business traveller si dichiara disponibile a spostarsi nei prossimi dodici mesi. La fotografia sanitaria e sociale post-pandemica, accompagnata da una maggiore sensibilità verso il bilanciamento vita-lavoro, spinge dipendenti e dirigenti verso soluzioni alternative ai viaggi, come la massiccia adozione delle videoconferenze. A fronte di ciò, il 43% dei Chief Financial Officer italiani ritiene che oltre la metà dei viaggi aziendali possa essere efficacemente sostituita dalla tecnologia, mentre il 45% teme un impatto negativo sulla salute delle imprese causato da questa riluttanza.

Il quadro generale della propensione al viaggio di lavoro in Italia

Gli ultimi anni hanno rappresentato una vera e propria discontinuità per il business travel italiano. Prima della pandemia, il viaggio d’affari era percepito non solo come un aspetto imprescindibile della vita lavorativa, ma anche come un’opportunità di crescita professionale e personale. Tuttavia, la situazione attuale descritta da Sap Concur appare radicalmente cambiata.

Si rileva che solo il 64% dei viaggiatori d'affari italiani si dichiara disponibile a effettuare spostamenti lavorativi nei prossimi 12 mesi. Si tratta di una percentuale in calo rispetto agli anni precedenti, quando il business travel godeva di grande popolarità. Più della metà dei potenziali viaggiatori mostra, oggi, esitazione o completa indisponibilità a spostarsi per motivi di lavoro.

Questo dato trova corrispondenza in altri paesi europei, ma il calo in Italia risente di specificità culturali ed economiche, tra cui la maggiore attitudine all’equilibrio tra vita privata e lavorativa e una crescente attenzione sui costi aziendali.

Le motivazioni dietro la riluttanza a viaggiare

Per comprendere a fondo le motivazioni che stanno alla base della minore propensione a viaggiare per lavoro in Italia, bisogna guardare sia ai fattori individuali che organizzativi. Da un lato, il forte impatto della pandemia ha modificato abitudini e priorità: numerosi lavoratori hanno riscoperto il valore del tempo trascorso con la famiglia e il piacere di evitare lunghi spostamenti. La percezione dei rischi legati alla salute, unita alle preoccupazioni per situazioni igienico-sanitarie, resta un elemento di rilievo.

D’altro canto, le aziende stesse hanno dovuto affrontare una pressione crescente sui bilanci, soprattutto a fronte dell’aumento dei costi di trasporto e di alloggio. La survey segnala che ben il 66% dei dipendenti destinatari tradizionali dei viaggi, ha visto negli ultimi mesi una riduzione significativa delle trasferte, anche quelle ritenute "importanti", proprio per questioni di contenimento dei costi.

Ad influire su questa riluttanza non ci sono solo misure aziendali di spending review, ma anche la diffusione di nuove sensibilità relative alla salute mentale e al cosiddetto work-life balance, elementi sempre più centrali nei paradigmi organizzativi contemporanei. L’esperienza della pandemia ha dunque accelerato tendenze già emergenti, contribuendo a ridefinire le priorità a livello sia individuale che collettivo.

La crescita delle videoconferenze e il loro impatto

Se una crisi spesso accelera il cambiamento, nel caso dei business travel italiani la risposta tecnologica alle restrizioni sugli spostamenti si è manifestata nella rapida diffusione delle videoconferenze. Gli ultimi dati mostrano che soluzioni come Zoom, Teams e Google Meet sono divenute strumenti imprescindibili per lo svolgimento delle attività quotidiane in azienda.

Secondo la survey Sap Concur, il 43% dei Chief Financial Officer ritiene che oltre la metà delle trasferte aziendali possa essere sostituita da meeting virtuali senza conseguenze critiche. Questa cifra è significativa poiché da un parte dimostra la fiducia nella tecnologia, ma dall’altra solleva interrogativi sulla perdita potenziale di valore nei rapporti interpersonali e nelle trattative face-to-face, storicamente considerate elementi chiave per il successo aziendale italiano.

Le videoconferenze nelle aziende italiane hanno portato notevoli vantaggi in termini di costi e di tempo risparmiato, ma la loro massiccia adozione pone nuove sfide. L’interazione digitale, se da un lato consente di mantenere viva la comunicazione, dall’altro manca spesso di quella profondità umana e di quei dettagli non verbali che si colgono solo nelle interazioni dirette.

Persone e ruoli: il punto di vista dei lavoratori e dei CFO

Il contesto italiano, secondo la survey, presenta una dicotomia interessante: se da un lato il 94% dei business traveller considera il viaggio ancora essenziale per il proprio ruolo, dall’altro i CFO e i manager stanno rivedendo strategie e budget. Ovvero, la maggior parte dei lavoratori ritiene fondamentale incontrare di persona clienti, fornitori e colleghi; tuttavia, la pressione sui costi e la necessità di garantire la continuità operativa inducono la dirigenza aziendale a favorire l’utilizzo di strumenti digitali.

Questo divario di percezione mostra quanto sia delicato l’equilibrio tra le esigenze pratiche del business e la qualità dell’esperienza lavorativa. I lavoratori più giovani, in particolare, manifestano un maggiore entusiasmo verso modalità ibride e flessibili, mentre i profili più senior restano legati all’importanza della presenza fisica, specialmente nei processi decisionali strategici e nei momenti di networking.

Salute aziendale e timori sulla competitività

Un aspetto non secondario rilevato dalla survey Sap Concur riguarda la salute dell’azienda: il 45% dei CFO teme infatti che la riluttanza a viaggiare possa compromettere il benessere e la competitività dell’impresa. Questa preoccupazione nasce dalla consapevolezza che le trasferte, in molti casi, non rappresentano un mero costo, ma costituiscono un investimento capace di generare nuove opportunità commerciali.

Il contatto diretto, la capacità di costruire relazioni solide e la possibilità di cogliere segnali deboli nei mercati internazionali sono elementi difficilmente replicabili a distanza. Soprattutto nelle fasi di espansione o di ricerca di nuovi mercati, la presenza fisica resta un elemento chiave per il successo delle strategie aziendali. Tuttavia, la pressione sul bilancio e la ricerca di maggiore efficienza impongono limiti e scelte drastiche.

Conseguenze economiche e organizzative dei tagli ai viaggi

L’attenzione ai costi aziendali, valorizzata dalla crisi energetica e dall’incertezza economica globale, ha portato numerose imprese italiane a intervenire sui budget destinati ai viaggi. Secondo la survey, il 66% dei dipendenti segnala che anche viaggi ritenuti strategici sono stati oggetto di tagli negli ultimi mesi.

L’impatto di queste scelte si riflette tanto sui rapporti interni (meno occasioni di incontro tra team distribuiti sul territorio) quanto su quelli esterni, soprattutto per aziende coinvolte in processi di internazionalizzazione. Ciò può tradursi, nel medio-lungo termine, in una minore capacità di penetrare nuovi mercati o di cogliere opportunità di partnership. Allo stesso tempo, però, una gestione più oculata e mirata delle trasferte può permettere di concentrare risorse su progetti realmente strategici, eliminando sprechi e ottimizzando il ritorno sugli investimenti.

L’innovazione nelle pratiche lavorative italiane post-pandemia

La pandemia da Covid-19 e le sue ripercussioni hanno introdotto un nuovo paradigma lavorativo in Italia. L’accelerazione impressa alle nuove abitudini di lavoro ha portato aziende grandi e piccole a rivedere radicalmente i propri modelli organizzativi. Lo smart working, già diffuso in molti settori, si è consolidato e ha favorito la nascita di pratiche lavorative più flessibili e digitalizzate.

Le aziende si sono adattate sperimentando strategie di formazione a distanza, onboarding virtuale e gestione online di progetti complessi. Nel tempo, la contrazione dei viaggi di lavoro è diventata parte integrante della “nuova normalità”, sia per ragioni economiche che per il desiderio di una maggiore sostenibilità ambientale. I lavoratori stessi hanno accolto con favore la riduzione delle trasferte, percependo un miglioramento nel proprio benessere e una maggiore attenzione alla salute mentale.

Le tendenze future del business travel in Italia

Guardando al futuro, il settore dei viaggi di lavoro in Italia appare orientato verso soluzioni ibride. È probabile che i viaggi aziendali tradizionali non torneranno mai più ai livelli pre-pandemici, anche perché tanto le imprese quanto i lavoratori hanno preso coscienza dell’enorme potenziale delle tecnologie digitali e del risparmio economico correlato.

All’orizzonte si intravedono nuove figure professionali dedicate esclusivamente alla gestione e all’ottimizzazione del business travel, nella prospettiva di integrare meglio le varie modalità di incontro disponibili. Le aziende saranno chiamate a investire in soluzioni tecnologiche sempre più avanzate – come la realtà aumentata e la virtualizzazione degli ambienti di lavoro – ma dovranno anche preservare quelle occasioni di incontro faccia a faccia che continuano a rappresentare un valore aggiunto cruciale.

I principali trend dei prossimi anni saranno quindi: una forte selettività nell’autorizzazione delle trasferte; investimenti su piattaforme collaborative e strumenti di comunicazione avanzati; e una crescente attenzione al benessere psicologico dei lavoratori.

Sintesi e prospettive per il settore dei viaggi di lavoro

In sintesi, i risultati della survey Sap Concur 2025 fotografano un settore in rapido mutamento. L’Italia si conferma in linea con gli altri paesi occidentali nella ridefinizione delle priorità aziendali e nella selezione accurata dei viaggi di lavoro. L’adozione di videoconferenze nelle aziende italiane, la spinta alla digitalizzazione e la maggiore attenzione ai costi e al work-life balance stanno rivoluzionando in modo irreversibile le pratiche del business travel.

Le aziende dovranno continuare ad adattarsi, sapendo che il valore aggiunto delle trasferte dovrà essere sempre più esplicito e misurabile. Allo stesso tempo, non si potrà ignorare l’importanza delle relazioni umane, del networking e delle opportunità che solo l’incontro diretto può offrire. Per questo, la sfida nei prossimi anni sarà individuare un punto di equilibrio sostenibile tra risparmio, produttività e umanità, in un mercato del lavoro in costante evoluzione.

In definitiva, il futuro dei viaggi d’affari in Italia sarà definito dalla capacità di integrare tecnologie e capitale umano, all’insegna di una sempre maggiore flessibilità e attenzione alle reali esigenze di aziende e lavoratori.